Ochrana osobních údajů

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů postupujeme v souladu s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé jiné služby (soutěže, výstavy, ankety apod.).

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu (např. ZTP) k využití slevy.

Kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefon) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii.

K účasti v soutěžích, anketách, klubech, vzdělávacích akcích sbíráme osobní a kontaktní údaje dle konkrétních podmínek a pravidel dané akce pro její pořádání a organizování (evidence účastníků, vyhlášení výsledků či vítězů, kontaktování výherců).

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) v katalogu na webových stránkách knihovny. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě, ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček, platební údaje včetně historie plateb, informace o rezervacích, případně další informace.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. Výpis poskytneme do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti se podávají řediteli knihovny.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, 1. a 2. upomínku nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Údaje o zasílání aktualit a zpráv o dění v knihovně e-mailem z internetových stránek knihovny lze změnit či nově nastavit v části webu Zasílání info. Pro zrušení zasílání těchto zpráv stačí ve formuláři nastavit váš e-mail, nezaškrtnout žádnou nabídku a dát uložit.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti registrace a následně dva roky po skončení tohoto období nebo do vyřízení všech závazků a pohledávek ke knihovně po platnosti registrace. Čtenář má tak možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny.

Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme po dobu 10 let.

Údaje účastníků soutěží, anket jsou v následujícím roce po vyhodnocení a vyhlášení skartovány či smazány.  

Zpracování jinými subjekty

K provozování knihovního systému Koha a katalogu VuFind spolupracuje městská knihovna se společností Team Library, s. r. o., dále využívá webové aplikace Koha Center, jejíž server provozuje R-BIT Technology, s. r. o.

Redakční systém internetových stránek provozuje městská knihovna díky správě společnosti as4u.cz, s. r. o.  

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Dohled nad dodržováním ochrany osobních údajů má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na vedení knihovny či našeho pověřence GDPR.

Pověřenec pro GDPR: 

JUDr. Stanislav Cenek a partner, s. r. o., Litožnická 379, Běchovice, 190 11 Praha 9

e-mail: stanislav.cenek@gmail.com , mobil: 602 438 259